Những thông tin doanh nghiệp cần lưu ý về hóa đơn điện tử

Theo Luật Quản Lý Thuế bắt buộc doanh nghiệp tại Việt Nam phải chuyển đổi sang sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ (HĐĐT) thay cho Hóa đơn giấy như thường lệ. Sự ra đời của Hóa đơn điện tử là trong những bước chuyển đổi liên quan đến công nghệ thanh toán đang rất được quan tâm nhờ mang lại nhiều tính năng hữu ích.

Tuy nhiên đây là một bước chuyển đổi khá mới mẻ với hầu hết doanh nghiệp, điều này cũng dẫn đến nhiều mối quan tâm về các vấn đề xoay quanh loại hình hóa đơn này.

Để hỗ trợ doanh nghiệp có thêm thông tin cho công tác chuẩn bị chuyển đổi được thuận tiện, bài viết dưới đây giải thích về Hóa đơn điện tử, đồng thời nêu lên ưu điểm, điều kiện cần thiết để doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử và các thủ tục liên quan.

Thông tư 32/2011/TT-BTC:
Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng, về cung ứng dịch vụ được doanh nghiệp lập, gửi cho khách hàng đồng thời lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Đặc biệt hơn, hóa được điện tử phải được sử dụng trên các hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã được cơ quan chức năng cấp mã số thuế để sử dụng khi bán hàng, dịch vụ và lưu trữ theo quy định của pháp luật.

▪️ Giúp giảm chi phí in ấn, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ.
▪️ Tạo sự thuận tiện trong hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu và rút ngắn đáng kể thời gian cho doanh nghiệp cũng như các cơ quan, tổ chức liên quan.
▪️ Góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp cũng như góp phần bảo vệ môi trường.

Thông tư 32/2011/TT-BTC:  Doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
▪️ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
▪️ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Doanh nghiệp, tổ chức muốn khởi tạo hóa đơn điện tử trước tiên phải ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử, Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Trước khi làm bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.

→ Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng Giải pháp Hóa đơn điện tử thông minh của P.A Việt Nam tại: https://hoadon.cloud/

▪️ Gửi hóa đơn điện tử qua hình thức Email, SMS tùy theo thỏa thuận giữa 2 bên về cách thức truyền nhận hóa đơn

▪️ Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

▪️ Đối với khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được

▪️ Đối với khách hàng doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế

▪️ Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn hợp pháp & được cơ quan Thuế chấp nhận

▪️ Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn

▪️ Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy

▪️ Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng

Người bán hàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông & phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
▪️  Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
▪️  Trên hóa đơn phải có dòng chữ ghi rõ: HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
▪️  Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
▪️  Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán

→ Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng Giải pháp Hóa đơn điện tử thông minh của P.A Việt Nam tại: https://hoadon.cloud/

——————
Liên Hệ Tư Vấn & Đăng Ký Sử Dụng Ngay:
▶ Website: https://hoadon.cloud/
▶ Hotline: 1900 9477 (Ext: 606)
▶ HCM: ‎028-6256 3737 || HN: ‎024-7307 3737
▶ Facebook: https://www.facebook.com/pavietnam.com.vn/